Gdzie znaleźć dokumenty do emerytury?

Wybierasz się na emeryturę lub rentę, a nie masz kompletu dokumentów potwierdzających zatrudnienie? Podpowiadamy, jak i gdzie znaleźć dokumenty do emerytury, które potwierdzają staż pracy.

Przy ustalaniu emerytury, renty czy świadczenia emerytalnego liczą się pisemne zaświadczenia pracodawcy, świadectwa pracy i legitymacje ubezpieczeniowe zawierające wpisy o dacie rozpoczęcia i zakończenia pracy, rodzaju i wymiarze czasu pracy oraz orzeczenia sądu. Istotne mogą okazać się też dowody pośrednie: umowy o pracę i aneksy umów, wpisy w książeczkowym dowodzie osobistym, legitymacje służbowe. Zalicza się do nich również pisma kierowane przez pracodawcę do pracownika w czasie zatrudnienia np. o powołaniu, mianowaniu, zmianie angażu, udzieleniu urlopu. Z tego typu dokumentów musi wynikać sam fakt zatrudnienia i jego okres.

Rzecznik ZUS radzi

– Jeśli ktoś nie ma dokumentów świadczących o pracy przed 1999 rokiem, to trzeba sprawdzić czy zakład pracy jeszcze istnieje. Jeśli nie, to na podstawie chociażby pism, wpisów w książeczkowych dowodach osobistych wydawanych do końca 2000 roku czy legitymacji ubezpieczeniowej warto ustalić dokładną nazwę i adres ostatniej siedziby. To podstawa, żeby rozpocząć poszukiwania w archiwach i instytucjach komercyjnych przechowujących dokumentację osobową i płacową – wyjaśnia Iwona Kowalska-Matis, regionalny rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.

Likwidowane lub przekształcone zakłady pracy miały następców prawnych i to te podmioty powinny przejąć zasoby świadczące o angażach pracowników. Mogą to być spółki prawa handlowego bądź cywilnego, powstałe po sprywatyzowaniu przedsiębiorstw. Niewykluczone, że będą to też organy założycielskie, czyli urzędy wojewódzkie albo organy nadrzędne, czyli konkretne ministerstwa.

Gdzie znaleźć dokumenty do emerytury?

Na podstawie informacji z urzędów centralnych, wojewódzkich i archiwów państwowych ZUS stworzył bazę zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy. Jest to alfabetyczny spis nieistniejących już przedsiębiorstw i miejsc przechowywania dokumentacji „kadrowej”. Lista zawiera też dane organizacji związkowych, spółdzielni, PGR-ów. Co ważne, katalog byłych pracodawców jest ciągle aktualizowany. Baza jest dostępna dla klientów ZUS w każdej placówce i na stronie internetowej: Baza ZUS.

Wielu przyszłych emerytów może szukać dokumentacji z niepaństwowych jednostek organizacyjnych, partii politycznych, związków wyznaniowych, organizacji społecznych czy spółdzielczych. Warto pamiętać jednak, że te podmioty ustalają jednak własne zasady postępowania z dokumentacją osobową. Dokumenty potwierdzające staż i płace ze zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych można szukać w dwóch miejscach. Mógł przejąć je związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia lub Krajowa Rada Spółdzielcza z siedzibą w Warszawie.

Instytucją, która przechowuje dowody dotyczące pracy i płac od pracodawców z całej Polski, których postawiono w stan likwidacji lub których upadłość ogłoszono, jest działające od 2004 r. Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku pod Warszawą. Archiwum wydaje zaświadczenia lub poświadczone kserokopie dokumentacji płacowej.

Przeczytaj również: 
Emerytury dla kobiet są niższe

Waloryzacja emerytur 2020 – emerytury i renty w górę